يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بجميع الوثائق المتعلقة بالوظيفةمثل سجلات التوظيف ومراجعات الأداء والإجراءات التأديبية ووصف الوظائف في ملف الموظفين العام للموظف. … يحظر قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) على أصحاب العمل تضمين المعلومات الطبية في ملف الموظفين العام.
ما هي المستندات التي يجب الاحتفاظ بها في ملف الموظفين الخاص بالموظف؟
ما يجب الاحتفاظ به في ملف الموظفين
- وصف وظيفي للمنصب.
- طلب وظيفة و / أو استئناف.
- عرض توظيف
- نموذج IRS W-4 (شهادة بدل الاستقطاع عن الموظف)
- إيصال أو إقرار موقع بدليل الموظف.
- تقييمات الأداء.
- النماذج المتعلقة بمزايا الموظفين.
ما هي المستندات التي لا يجب حفظها في ملف الموظفين؟
أمثلة على العناصر التي لا ينبغي تضمينها في ملف الموظفين هي:
- سجلات ما قبل التوظيف (باستثناء التطبيق والسيرة الذاتية)
- مستندات معاملات الحضور الشهرية.
- شكاوى المبلغين عن المخالفات ، أو الملاحظات التي تم إنشاؤها من تحقيقات شكوى التمييز غير الرسمية ، أو محقق الشكاوى ، أو مناخ الحرم الجامعي.
ما الذي يتم حفظه في ملف الموظفين؟
تحتوي ملفات الموظفين عادةً علىمستندات قام الموظف بمراجعتها بالفعلولذا فهو أو هي مألوفةمع محتواها. يتضمن ذلك مستندات مثل طلبات التوظيف ، وتقييمات الأداء ، وخطابات الاعتراف ، وسجلات التدريب ، والنماذج التي تتعلق بالنقل والترقية.
هل يجب حفظ ملاحظات المقابلة في ملف الموظفين؟
أثناء مقابلات العمل ، من المحتمل أن تقوم (أو مدير التوظيف) بتدوين ملاحظات حول المرشح. … نظرًا لأن هذه الملاحظات تتعلق بقرار التوظيف الخاص بك ، فيجب الاحتفاظ بها لمدة عام واحد على الأقل ، وفقًا للوائح لجنة تكافؤ فرص العمل. ومع ذلك ،لا يتعين عليهم الاحتفاظ بها في ملف الموظفين.
